ایمیل معمولی نرم افزاری است که روی رایانه کاربر نصب شده و کار می‌کند و Webmail یک برنامه وب است که بر روی یک مرورگر وب کار می‌کند. ایمیل در سراسر شبکه های کامپیوتری، در درجه اول اینترنت رد و بدل می‌شود، اما همچنین می‌تواند بین شبکه های عمومی‌و خصوصی، مانند شبکه محلی، رد و بدل شود.
ایمیل می‌تواند به لیست افراد و همچنین برای افراد توزیع شود. یک لیست توزیع مشترک را می‌توان با استفاده از بازتاب دهنده ایمیل مدیریت کرد. برخی از فهرست‌های پستی، کاربران را قادر می‌سازند تا با ارسال درخواستی به مدیر فهرست پستی مشترک شوند. لیست پستی که به طور خودکار مدیریت می‌شود، سرور لیست نامیده می‌شود.
امروزه، اصطلاح ایمیل اغلب برای شامل ایمیل های الکترونیکی مبتنی بر مرورگر، مانند Gmail و AOL Mail و ایمیل های الکترونیکی غیر مبتنی بر مرورگر که از طریق یک سرویس گیرنده ایمیل مانند Microsoft Outlook برای Office 365 قابل دسترسی است استفاده می‌شود.
با این حال، در گذشته ، ایمیل به عنوان یک برنامه غیر مرورگر تعریف شد که به یک سرور ایمیل اختصاصی با نرم افزار مشتری نصب شده روی رایانه نیاز داشت.
