تفاوت to – CC- BCC در هنگام ارسال ایمیل

در هنگام ارسال ایمیل حتما با سه کادر To و CC و BCC مواجه شده‌اید. شاید برای شما این سوال مطرح شده باشد که تفاوت آنها باهم در چیست ؟ هر کدام چه کاربردی دارند ؟ در این مقاله قصد داریم شما را با تفاوت To و CC و BCC آشنا نماییم. برای استفاده کامل از قابلیت‌های ایمیل سازمانی، ثبت دامنه اینترنتی گام نخست ایجاد هویت آنلاین حرفه‌ای است.

هنگام ارسال ایمیل سه قسمت وجود دارد که شما می توانید آدرس گیرنده را در آن وارد کنید این سه قسمت عبارت اند از To, BCC و CC.

معرفی To:

هنگام ارسال ایمیل مخاطب/مخاطبان اصلی ایمیل باید در قسمت To وارد شوند.

CC چیست؟

CC مخفف Carbon copy است و عملکردی مثل To دارد اما بهتر است با رعایت اصول به ارسال ایمیل اقدام نماییم. در صورتی که می‌خواهید یک نسخه از ایمیل تان را به آدرس هایی که در cc وارد می‌کنید ارسال نمایید که این آدرس ها جز مخاطبان اصلی ایمیل نیستند، ولی لازم است مطلع گردند از CC استفاده می‌کنیم. در هنگام Reply کردن ایمیل چنانچه باز هم بخواهیم مخاطب CC شاهد ایمیل ما باشد باید از گزینه Reply to all استفاده کنیم.

BCC چیست؟

اما BCC مخفف Blind Carbon Copy است یعنی یک کپی پنهان که آدرس ایمیل هایی که در BCC وارد می‌شود قابل مشاهده برای دیگر دریافت کنندگان نمی‌باشد. استفاده از این گزینه زمانی مناسب است که شما می‌خواهید برای افرادی ایمیل ارسال کنید که هیچکدام از دریافت کنندگان از آدرس ایمیل های دیگری که برای آنها ایمیل ارسال شده است، مطلع نشوند. استفاده از BCC در کنار گواهی‌نامه SSL کمک می‌کند تا حریم خصوصی کاربران شما در تبادلات ایمیلی حفظ شود.

برای ارسال ایمیل‌های حرفه‌ای با دامنه شخصی، می‌توانید از هاست ایمیل سازمانی وب‌رمز استفاده کنید که پایداری، امنیت و بدون اسپم را تضمین می‌کند. با هاست ایمیل سازمانی وب‌رمز، بدون اسپم و با امکانات حرفه‌ای، ارتباطات شرکتی خود را در محیطی امن و پایدار مدیریت کنید.

ارسال ایمیل حرفه‌ای چه نکاتی دارد

1. نکاتی برای ارسال ایمیل حرفه‌ای در محیط سازمانی

در محیط‌های شرکتی، رعایت اصول نگارشی و چینش صحیح گیرندگان در ایمیل می‌تواند تأثیر مستقیمی بر برداشت مخاطب از برند شما داشته باشد. مثلاً قرار دادن مدیر مربوطه در بخش CC نشان از شفافیت و پاسخگویی دارد، در حالی که استفاده نابه‌جا از BCC ممکن است حس بی‌اعتمادی ایجاد کند. اگر ایمیل‌ها از دامنه اختصاصی کسب‌وکار شما ارسال شوند، این حس حرفه‌ای‌گری دوچندان خواهد شد. برای این منظور، می‌توانید از هاست ایمیل سازمانی استفاده نمایید.

2. چگونه To و CC را در استراتژی ارتباطات تیمی استفاده کنیم؟

در تیم‌هایی که به صورت ماتریسی یا چندسطحی فعالیت دارند، استفاده هوشمندانه از فیلد CC به شما کمک می‌کند افرادی را که نیازمند اطلاع از مکاتبات هستند ولی مسئول پاسخ نیستند، در جریان امور نگه دارید. در مقابل، قسمت To مخصوص دریافت‌کنندگان مستقیم مسئول انجام اقدامات است. چنین ساختاری باعث تسهیل در پیگیری و جلوگیری از ابهام در وظایف می‌شود. ترکیب این اصول با یک هاست ایمیل امن و پایدار تجربه کاری روان‌تری را فراهم می‌کند.

3. چه زمانی استفاده از BCC ضروری و اخلاقی است؟

استفاده از BCC در شرایطی همچون ارسال خبرنامه، دعوت‌نامه یا اطلاع‌رسانی گسترده ضروری است تا از افشای اطلاعات مخاطبین جلوگیری شود. با این حال، در روابط درون‌سازمانی یا مکاتبات حساس، بهتر است قبل از استفاده از BCC دلایل اخلاقی و شفافیت ارتباط را در نظر بگیریم. برای چنین مکاتباتی، داشتن گواهی SSL نیز به محافظت از محتوای ایمیل کمک می‌کند.